Mitteilung zum Schutz von Mitarbeiterdaten

Informationen zu personenbezogenen Daten

Diese Mitteilung informiert darüber, wie VOLVO Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet.

Das Unternehmen, bei dem Sie angestellt sind („VOLVO“), ist der Datenverantwortliche für die personenbezogenen Daten, die VOLVO von Ihnen und den nachstehend beschriebenen anderen Quellen einholt. Datenverantwortlicher bedeutet, dass VOLVO über den Zweck und die Mittel der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten entscheidet. VOLVO ist gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen und -vorschriften für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch VOLVO ist im Zusammenhang mit Ihrer Beschäftigung bei VOLVO erforderlich. Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten von VOLVO, DPO_Office@volvo.com.

VOLVO kann die folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeiten. Bitte beachten Sie, dass VOLVO nicht notwendigerweise sämtliche der nachstehend aufgelisteten personenbezogenen Daten verarbeiten wird. Bitte beachten Sie, dass die unter den einzelnen Kategorien aufgelisteten Beispiele nicht erschöpfend sind.
 

Personenbezogene Daten, z. B. Name, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer (oder Entsprechendes), Geschlecht, Nationalität, bevorzugte Sprache, Familienstand, Foto
 

Organisationsdaten, z. B. Angestelltennummer, Tätigkeitsbeschreibung, Position, Arbeitsort, Geschäftseinheit, Abteilung, Vorgesetzter, direkt unterstellte Mitarbeiter
 

Kontaktdaten, z. B. Arbeitsadresse, Privatadresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
 

Gehalts- und Arbeitgeberleistungsdaten, z. B. Gehalt, Gehaltsüberprüfungen, Steuerabzüge, Renteninformationen, Bankkontodaten
 

Daten der Beschäftigungsverwaltung, z. B. Arbeitsvertrag und weitere Vereinbarungen zwischen Ihnen und VOLVO, Bewerbungsunterlagen oder andere Formulare, z. B. im Zusammenhang mit Elternzeit, Informationen über Einstellungs- und Kündigungsdatum
 

Zeitdaten, z. B. Arbeitszeiten, geleistete Arbeitszeit, Urlaub, Beurlaubung (Elternzeit, Krankheitsurlaub usw.)
 

Gewerkschaftsmitgliedschaftsdaten, falls zutreffend und relevant
 

Sicherheitsdaten, z. B. Zugangskarten, Zugangsrechte und die Nutzung von Zugangskarten und -rechten
 

Gesundheits- und Sicherheitsdaten, z. B. Informationen über Krankheitsurlaub, Rehabilitationspläne, Arbeitsunfälle, Gesundheitsprüfungen
 

Fertigungs-/Reparatur-/Servicedaten, z. B. die Verfolgung und Protokollierung von Aktivitäten, die Sie in Verbindung mit der Fertigung, Wartung oder Reparatur oder dem Service von Fahrzeugen durchgeführt haben
 

Leistungs- und Bewertungsdaten, z. B. Evaluierungen, Bewertungen und Aufzeichnungen über Disziplinarmaßnahmen, sofern vorhanden
 

Kompetenzdaten, z. B. Aufzeichnungen über Lern- und Schulungsaktivitäten
 

Reiseadministrationsdaten, z. B. Informationen über Dienstreisen, Buchungsdaten, Reisepassnummer, Firmenkreditkartennummer, Reisekostenabrechnungen und Aufwandsentschädigungen
 

Helpdesk- und Supportdaten, z. B. Fragen von Ihnen/Ihrem Vorgesetzten/der Personalabteilung im Zusammenhang mit Ihrer Beschäftigung oder IT-Ausrüstung oder dem Support, den Sie im Zusammenhang damit erhalten haben
 

IT-bezogene Daten, z. B. Benutzer-ID, Passwörter, Anmeldetaten sowie Daten und Protokolle über Ihre Nutzung von IT-Ausrüstung, Anwendungen oder Dienstleistungen von VOLVO gemäß den jeweils geltenden IT-Richtlinien von VOLVO
 

Es wird ausdrücklich angemerkt, dass Gewerkschaftsmitgliedschaften und einige Aspekte von Gesundheits- und Sicherheitsdaten gemäß den anwendbaren Datenschutzgesetzen als sensible Daten betrachtet werden und mit besonderer Sorgfalt zu handhaben sind. Es wird ebenfalls ausdrücklich angemerkt, dass sensible Daten nur im Fall gesetzlicher Verpflichtungen und nur auf Grundlage einer Betriebsvereinbarung und/oder ausdrücklicher Zustimmung, verarbeitet werden dürfen.

 

Bitte beachten Sie auch, dass bestimmte fahrzeuggenerierte Daten (z. B. Fahrzeug-/Fahrgestellnummer, Signale usw.) automatisch generiert werden, wenn Sie ein Produkt von Volvo benutzen, z. B. ein Volvo Truck. VOLVO nutzt diese Daten jedoch nur dann, wenn die Nutzung mit Testaktivitäten, der Behebung von Qualitätsproblemen oder zu Zwecken der Produktentwicklung verknüpft ist. Bitte beachten Sie, dass sich dieser Abschnitt nicht auf Dienstwagen bezieht.

 

VOLVO kann auch im begrenzten Umfang personenebezogene Daten (Name und Kontaktdaten) von Personen verarbeiten, die Sie als von VOLVO im Fall von Notfällen zu kontaktierende Personen angegeben haben. In einigen Ländern können auch Daten über die nächsten Angehörigen zu bestimmten Zwecken im Zusammenhang mit Arbeitgeberleistungen und/oder arbeitsrechtlichen Anforderungen verarbeitet werden.

VOLVO wird Ihre personenbezogenen Daten auf der Basis einer der folgenden Rechtsgrundlagen verarbeiten, siehe auch nachstehend weitere Einzelheiten.

 

Rechtsgrundlage. Beispiel: VOLVO kann gesetzlich verpflichtet sein, Ihr Einkommen dem Finanzamt zu melden.

 

Vertragliche Verpflichtung. Beispiel: VOLVO muss Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Ihr vertraglich vereinbartes Gehalt zahlen zu können.

 

Berechtigtes Interesse. Das berechtigte Interesse von VOLVO besteht im Normalfall darin, den normalen Geschäftsbetrieb durchzuführen, Anlagen und Ausrüstung zu schützen und interne Kontrollen zu führen. Um sicherzustellen, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses erfolgt, nimmt VOLVO Einzelfallbewertungen vor. Beispiel: VOLVO muss bestimmte personenbezogene Daten verarbeiten, um Ihre Dienstreisen zu administrieren, wobei das berechtigte Interesse von VOLVO in der Administration des normalen Geschäftsbetriebs besteht; oder VOLVO muss bestimmte personenbezogene Daten verarbeiten, um den Status der IT-Ausrüstung zu prüfen, wobei das berechtigte Interesse von VOLVO darin besteht, die Ausrüstung zu schützen.

 

In Ausnahmefällen und nur dann, wenn keine andere Rechtsgrundlage angewendet werden kann, kann VOLVO Sie um Ihre ausdrückliche Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bitten.

 

VOLVO wird Ihre personenbezogenen Daten, wie vorstehend beispielhaft aufgeführt, zu den nachstehend angegebenen allgemeinen Zwecken verarbeiten. Bitte beachten Sie, dass die unter den einzelnen Zwecken aufgelisteten Beispiele nicht erschöpfend sind.

 

Administration (normalerweise auf der Basis vertraglicher Verpflichtungen und/oder eines berechtigten Interesses)

 

Ermöglichung Ihrer Registrierung in den Systemen von VOLVO und allgemeine Administration Ihrer Beschäftigung bei VOLVO

 

Ermöglichung der ordnungsgemäßen Nutzung von Lizenzen

 

Ermöglichung der Führung eines aktuellen Organigramms und von Arbeitnehmeraufzeichnungen, einschließlich der Erstellung von internen Berichten und Statistiken

 

Ermöglichung der Zahlung von Gehalts-, Renten- und anderen Arbeitgeberleistungen an Sie sowie von Gehaltsüberprüfungen, einschließlich der Erstellung von internen Berichten und Statistiken

 

Ermöglichung der Nachverfolgung von Projekten

 

Berichterstattung (im Normalfall auf der Basis gesetzlicher Verpflichtungen und/oder eines berechtigten Interesses)

 

Ermöglichung der Berichterstattung an Behörden wie gesetzlich vorgeschrieben, z. B. Steuerbehörde

 

Ermöglichung der Verfolgung Ihrer Arbeitszeit/Beurlaubungen/Urlaube zu Vergütungs- sowie Rechnungsstellungszwecken

 

Arbeitsrechtliche Anforderungen (im Normalfall auf der Basis gesetzlicher Verpflichtungen)

 

Ermöglichung der Erfüllung der Verpflichtungen von VOLVO gemäß Betriebsvereinbarungen mit Gewerkschaften oder gemäß Arbeitsrecht

 

Sicherheit der Arbeitsumgebung und Produktsicherheit (im Normalfall auf der Basis gesetzlicher Verpflichtungen und/oder eines berechtigten Interesses)

 

Ermöglichung der Erfüllung der Verpflichtung von VOLVO, für eine sichere Arbeitsumgebung zu sorgen (einschließlich Zugangskontrolle und Verhinderung unbefugten Zugangs zum Gelände oder zu Betriebsmitteln von VOLVO), sowie weiterer Verpflichtungen bezüglich der Arbeitsumgebung gemäß Arbeitsschutz- oder Arbeitsgesetzen

 

Ermöglichung der Erfüllung der Verpflichtungen von VOLVO im Zusammenhang mit Produktsicherheit und Qualität

 

Mitarbeiterentwicklung (im Normalfall auf der Basis gesetzlicher und/oder vertraglicher Verpflichtungen und/oder eines berechtigten Interesses)

 

Ermöglichung von Aktivitäten bezüglich der Entwicklung/Verbesserung von Kompetenzen sowie Leistungsevaluierungen und -bewertungen

 

Ermöglichung und Empfehlung von Lern- und Schulungsaktivitäten

 

Arbeitsbezogene Aktivitäten der Mitarbeiter (im Normalfall auf der Basis gesetzlicher und/oder vertraglicher Verpflichtungen und/oder eines berechtigten Interesses)

 

Ermöglichung der Ausführung Ihrer Arbeitsaufgaben, z. B. Schreiben von E-Mails, Erstellung von Dokumenten, Berichten, Präsentationen, Zeichnungen usw.

 

Ermöglichung von Dienstreisen

 

Ermöglichung der Beantwortung von Fragen von Ihnen/Ihrem Vorgesetzten/der Personalabteilung im Zusammenhang mit Ihrer Beschäftigung oder IT-Ausrüstung oder der Bereitstellung von Unterstützung, die benötigt wird, um Ihre Arbeitsaufgaben ausführen zu können

 

Ermöglichung von Kontrollen im Zusammenhang mit den jeweils geltenden Richtlinien von VOLVO, darunter der Verhaltenskodex der Volvo Group und die IT-Richtlinien von VOLVO, um sicherzustellen, dass diese Richtlinien befolgt werden, und um vermutete untersagte Aktivitäten zu untersuchen

 

Forschung und Entwicklung und Behebung von Qualitätsproblemen (im Normalfall auf der Basis eines berechtigten Interesses)

 

Ermöglichung von Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten im Zusammenhang mit Produkten von Volvo (z. B. Trucks), bei denen Fahrzeugdaten genutzt werden, die bei Ihrer Nutzung eines Produkts von Volvo generiert wurden (siehe oben)

 

Ermöglichung der Behebung von Qualitätsproblemen im Zusammenhang mit Produkten von Volvo (z. B. Trucks), bei denen Fahrzeugdaten genutzt werden, die bei Ihrer Nutzung eines Produkts generiert wurden, das Volvo gehört (siehe oben)

VOLVO wird Ihre personenbezogenen Daten in erster Linie von Ihnen selbst, Ihrem Vorgesetzten oder der Personalabteilung oder anderen Dritten einholen, an die Sie uns zwecks der Einholung Ihrer personenbezogenen Daten verwiesen haben. Einige personenbezogene Daten könnten auch automatisch vom IT-System von VOLVO oder entsprechenden Systemen generiert werden, zum Beispiel beim Anlegen Ihrer Benutzer-ID in VOLVO-Systemen.

VOLVO wird Ihre personenbezogenen Daten im Normalfall an niemanden außerhalb der Volvo Group preisgeben, sofern dies nicht durch Gesetze, Vorschriften oder Betriebsvereinbarungen verlangt wird. Wenn es jedoch erforderlich ist, um den Zweck der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu erfüllen, kann VOLVO Ihre personenbezogenen Daten an andere Unternehmen der Volvo Group weitergeben, darunter auch solche außerhalb der EU/des EWR. Wenn es erforderlich ist, um den Zweck der Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu erfüllen, kann VOLVO Ihre personenbezogenen Daten außerdem an Dritte weitergeben, darunter Anbieter außerhalb der EU/des EWR. VOLVO wird in allen Fällen alle zumutbaren Anstrengungen unternehmen, um sich davon zu überzeugen, dass geeignete Schutzmaßnahmen vorhanden sind, die für einen angemessenen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sorgen, entsprechend der geltenden Datenschutzgesetzte. Hierzu kann zum Beispiel die Nutzung zwischenbetrieblicher oder externer Datenverarbeitungsvereinbarungen auf der Basis von EU-Standardvertragsklauseln oder des EU-US Privacy Shield oder anderer Mechanismen gehören, die von den zuständigen Behörden zum jeweiligen Zeitpunkt anerkannt oder zugelassen werden. Wenn Sie Fragen zur Übertragung haben, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten von VOLVO.

VOLVO wird Ihre personenbezogenen Daten im Normalfall während des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahren. Nach Beendigung Ihres Beschäftigungsverhältnisses wird VOLVO nur diejenigen personenbezogenen Daten aufbewahren, die zur Erfüllung der Zwecke, zu denen sie eingeholt wurden, als erforderlich erachtet werden, und nur solange, bis dieser Zweck erfüllt wurde, oder, falls auch danach noch, nur solange, wie es erforderlich sein kann, um die örtlichen gesetzlichen, steuerlichen oder die Arbeitsgeberleistungsverpflichtungen zu erfüllen oder gesetzliche Anforderungen im Fall tatsächlicher, drohender oder erwarteter Streitigkeiten oder Ansprüche zu erfüllen.

Sie haben das Recht, Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten zu verlangen. Außerdem haben Sie das Recht, VOLVO um die Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung ihrer Verarbeitung zu bitten.  Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch VOLVO auch widersprechen oder um Datenportabilität bitten. Bitte beachten Sie jedoch, dass VOLVO möglicherweise nicht immer dazu verpflichtet ist, eine Bitte um Löschung, Einschränkung oder Datenübertragbarkeit zu erfüllen oder einem Widerspruch nachzukommen. Dies wird im Einzelfall auf der Basis der gesetzlichen Verpflichtungen von VOLVO und etwa geltender Ausnahmen bewertet.

Weitere Informationen zu Rechten von Betroffenen